Organisationer blomstrar och blir som mest effektiva med en gemensam riktning. Ett sätt att få detta på plats är genom att tillsammans arbeta fram verksamhetsplanen. Planen bör vara tillräckligt förankrad både uppåt och nedåt i organisationen, väl genomarbetat och samtidigt tillräckligt bred för att klara omvärldens förändringar.
Personligen tror jag på att verksamhetsplanen till vissa delar bör vara framtagen av medarbetarna för att på så sätt få en förankring och ett engagemang från början. Jag anser att det är mycket viktigt att alla medarbetare i stora drag har läst och kan verksamhetsplanens innehåll. Jag tror på att kommunicera verksamhetsplanen och knyta ann till den vid varje tillfälle som är möjligt. När ”vadet” finns nedskrivet i verksamhetsplanen och förankrat blir det enklare för medarbetarna att arbeta med ”huret”. Vilket i sin tur också skapar möjlighet för nöjdare medarbetare.
Under mitt yrkesliv har jag arbetat i olika typer av organisationer. I en del har medarbetarna aldrig sett verksamhetsplanen, om det ens funnits någon. I andra har strategin baserats på magkänsla och inte fakta. Ibland har den varit i powerpointformat med endast en bild som beskriver mål och strategiska fokusområden, men inte bakgrunden. Och ibland har medarbetarna fått ta del av fakta, medverka i framtagande av vision, verksamhetens syfte och strategin framåt i en väl genomarbetad verksamhetsplan. Som du kanske förstår föredrar jag det sistnämnda.
En verksamhetsplan går att applicera på flera organisatoriska nivåer i en verksamhet, oavsett om det är enhets-, avdelnings- eller organisationsnivå. Det tar tid att arbeta fram en verksamhetsplan, men görs den på rätt sätt är det väl investerad tid.
Det finns många olika sätt att ta fram en verksamhetsplan. Här får du ta del av mina mest framgångsrika erfarenheter från flertalet olika arbetsplatser:
1. Bakgrund?
Varifrån kommer ni? Finns det något i er historik som påverkar där ni befinner er idag? För som Simon Weil sade ”Om man inte känner till det förflutna, förstår man inte nutiden och är inte lämpad att forma framtiden.”
2. Uppdraget – varför finns ni?
Vad är det som ni ska leverera? Är det att hjälpa medborgare att bygga hus utifrån det regelverk inom bygglov som finns eller är det att hjälpa utsatta familjer att komma tillrätta med sina problem? För vem gör ni detta?
3. Visionen – när har ni lyckats?
Trafikverket har den fantastiskt formulerade ”nollvisionen”. Men när har ni lyckats?
Uppdrag och vision passar jättebra att diskutera i grupp. Låt medarbetarna diskutera och ta fram förslag på formulering. Sammanställ, justera språkligt och förankra.
4. Faktainsamling och omvärldsanalys – vilka förutsättningar har ni?
Hur många medborgare hjälper ni? Hur har demografin påverkats över åren och hur förväntas demografin förändras framöver? Påverkar detta ert uppdrag? Hur påverkar politiken er verksamhet? Vad finns det för leverantörer inom ert område? Är dessa prisvärda?
Information om demografi, politik, leverantörer etc. går att hitta via olika faktakällor. Till exempel har SCB en hel del data att använda sig av.
När det gäller omvärldsanalys passar det bra att arbeta med managementmodellen PESTLE (Politiska, Ekonomiska, Sociala, Teknologiska, Legala och Miljöpåverkan (environmental) för att ta stöd i omvärldsanalysen. Även detta passar jättebra att ta i en gruppövning.
5. Strategiska fokusområden – från nuläge till nyläge?
Utifrån var ni befinner er idag, er omvärld och de förändringar som sker relaterat till ert uppdrag, vad behöver ni fokusera på för att nå er vision?
Finns det områden som ni behöver stärka för att komma vidare? Digitalisering ett hett område – kan digitalisering hjälpa er nå bättre effekt i ert uppdrag genom att automatisera tråkiga arbetsuppgifter eller ge bättre service till medborgarna?
Har ni kompetenserna som krävs för att genomföra era strategiska fokusområden eller behövs kompetensutveckling? Och hur vet ni om att ni är på rätt väg?
6. Mål – ett sätt att mäta framfart och skapa arbetsglädje
Målen bör vara; tydliga, mätbara, accepterade, realistiska och tidsatta så kallade SMARTA mål. Dessa hjälper er att mäta framfart och att skapa arbetsglädje. Att få fira att vi uppnått något vi strävat efter bygger stolthet och välbefinnande. Att arbeta med mål gör det enkelt att visa upp tydliga resultat på att verksamheten hela tiden blir lite bättre.
7. Grov implementationsplan – för de stora penseldragen
För att se om det är rimligt att uppnå er vision inom en viss tidsrymd. Och vad händer om ni inte gör det?
Jo, jag vet att det säkerligen finns tusentals olika varianter på verksamhetsplaner. Men kraften i att leda med hjälp av en väl förankrad verksamhetsplan ska inte ignoreras. Vi på SIPU är gärna ert bollplank när det gäller att ta ert ledarskap till nästa nivå.
Har du funderingar och tankar kring detta?
Varmt välkommen att höra av dig för att diskutera det vidare.
Här hittar du alla utbildningar inom ledarskap.
Text: Jeanette Bergvall, vd, SIPU
