Fyra tips för en smidigare upphandling
Rollen som upphandlare är komplex och stundtals är det en snårig väg att vandra. Det är viktigt att inte missa varningsflaggor och att alltid ha huvudet på skaft. Om man kontinuerligt ser över sitt arbete och tar med en reflekterande del i processen kan många vanliga misstag lätt undvikas. Hur gör du? Och, hur gör du rätt?
Vi har talat med Johan Söderberg som är en mycket uppskattad utbildningsledare hos oss på SIPU och han beskriver fyra vanligt förekommande problem och ger några förslag på möjliga lösningar. Johan har arbetat både operativt och strategiskt med offentlig upphandling och inköp, men har även en bakgrund från privat upphandlingsarbete. Med en affärsjuridisk magisterexamen i grunden har han en gedigen förståelse för såväl upphandlingsrätt som avtalsrätt. Han har även stor erfarenhet av omställningsprojekt och förändringsledning inom inköps- och upphandlingsområdet.
Som upphandlare ställs man inför många knepiga utmaningar. Nedan går jag igenom några av de utmaningar som jag upplever att många stöter på och ger även några snabba tips på hur de kan hanteras.
1. Upphandlingen hamnar i tidsnöd och upphandlingsenheten involveras för sent.
Lösning: sträva efter att etablera en verksamhetsdialog i samband med budget/verksamhetsplanering och följ upp vid 1-2 tillfällen per år för att bygga en proaktivitet i stödet från upphandling/inköp till verksamheten. Det är ofta en väldigt givande dialog och kan i många fall råda bot på problemet med sent identifierade upphandlingsbehov och sent påbörjade upphandlingsprojekt.
2. Det är ont om konkreta lärdomar från tidigare avtalsperiod, vilket gör att varje ny upphandling får börja om från ”läget för 4 år sedan” eller ”Grannkommunens FFU”.
Lösning: för de mer strategiska avtalen/varorna/tjänsterna, satsa tid och resurser på en aktiv avtalsförvaltning där inköpare/upphandlare involveras på taktisk nivå och får en möjlighet att löpande dokumentera tankar inför framtiden/kommande upphandling, så att lärdomar (både positiva och negativa) kan tas omhand.
3. Det är svårt att ställa krav/ha koll på prisläget och utvärdera rätt aspekter i en upphandling.
Lösning: investera tid i att ha en ordentlig dialog med befintliga och potentiella leverantörer inför en upphandling, det går att göra både genom muntliga träffar eller mer uppstyrda, skriftliga RFI-processer. Skippa att skicka hela FFU på remiss – ställ istället riktade frågor på ett antal områden som är de mest relevanta för upphandlingen. Våga testa nya förfaranden och sätt att upphandla. Förhandlat förfarande är ofta valbart över tröskelvärdena idag och förhandling är alltid tillåtet vid förenklat eller urvalsförfarande, som snart försvinner som fördefinerade förfaranden, men med möjligheten att förhandla kommer att bestå. Testa och se om det ger bättre möjligheter att träffa rätt med upphandlingen.
4. Det är svårt att veta vilket genomslag våra tilldelningskriterier kommer att få och om kvaliteten kommer att ges tillräcklig betydelse.
Lösning: ovanstående utmaning gäller särskilt när upphandlare använder sig av mervärdesmodellen och har svårt att bedöma marknadspriserna. Använd därför mervärdesmodellen med prisavdrag i kronor när ni har god uppfattning om de kommande anbudspriserna eller då det ni utvärderar har ett tydligt mätbart värde i kronor. I övriga upphandlingar använder ni en modell som arbetar med procentuella påslag vid bristande kvalitet. Se till att ni som upphandlar och tillämpar modellerna blir ordentligt vana vid de båda typerna av modell och lär er att förutse vilka effekter de ger så kommer ni ha bra modeller som ni vet fungerar oavsett vad upphandlingen avser.
Stort tack Johan för din tid och dina kloka råd!
Hur känner du? Lärde du dig något nytt eller tar du kanske med dig en ny tanke från denna läsning?
Tveka inte att höra av dig till vår utbildningsrådgivare!
Jessica Korneliusson 073-526 84 57, utbildningsrådgivare och kundansvarig
