Meny Stäng

Processutveckling – vadet och huret

Kvinna står framför gul vägg och i motvind skriker hon i en megafon

I min förra krönika ”Att leda genom verksamhetsplanen” skrev jag om ”vadet”. I denna krönika tänker jag skriva om ”huret” – eller i alla fall ett hur, nämligen processutveckling.

Första gången jag arbetade med processutveckling var år 2002. Jag hade nyligen börjat på en arbetsplats som precis genomgått en sammanslagning av 7 organisationer till en. Som för många organisationer i denna fas, behövs strukturkapital och system för arbetssätt var ett av de ramverk som behövde sättas på plats. Min uppgift var att arbeta fram och dokumentera en process.

Sedan dess har jag alltid uppskattat detta ramverk för att få på pränt och hela tiden förbättra arbetssätt.

I de olika roller jag haft sedan 2002 har jag alltid fascinerats av processutveckling. Hur processutveckling skapar effektivisering i kombination med arbetsglädje och självbestämmande. För några år sedan såg jag nedan ”speed drawing” kring motivation som fastnade. Tankesättet blev en fyr i mina värderingar kring ledarskap. Speciellt självbestämmande /autonomi var det angreppssätt som jag tog fasta på. Samma angreppssätt känns även igenom inom Toyota models/Leans tankesätt.

Medarbetarna ansvarar för processutveckling

Det bygger på att besluten om ”hur” ska fattas av medarbetarna som utför uppgiften. Medarbetarna kan bättre detaljerna i det dagliga arbetet. Dessutom skapar det högre grad av arbetsglädje att få bestämma mer över sin arbetssituation. Att lägga ut ”huret” i organisationen kan ibland upplevas som ett läskigt steg för medarbetare och för chefer. Medarbetarna kan känna att de inte har verktygen för att sätta ”huret”, speciellt om organisationen går igenom en förändring. Här handlar det om att våga. Dessutom har hjulet redan uppfunnits tidigare på de flesta problem. Bland annat internet är en fantastisk källa för att hitta inspiration om lämpliga verktyg. Ofta finns dem dessutom i andra branscher än ens egen.

För chefer kan det innebär att släppa lite på kontrollen och att acceptera att medarbetarna ofta har högre kompetens inom sina arbetsuppgifter än vad chefen har. Chefens uppgift är inte att vara expert och ge svar på alla frågor utan att

  • skapa förutsättningar för att medarbetarna ska vara experter
  • ställa frågor tillbaka istället för att ge svaren
  • utmana medarbetarna i att utvärdera och justera arbetssätten till det bättre
  • uppmuntra medarbetarna att undersöka hur andra gör

Så nästa gång du pratar med en av dina medarbetare. Ställ frågan:

  • Vad fungerar bra i era processer?
  • Vad behöver bli bättre?
  • Vilka manuella administrativa arbetsuppgifter kan ni effektivisera/digitalisera?
  • Vad kan ni testa redan idag?

Kanske är det dags för ett besök hos grannkommunen för att se hur de arbetar inom ditt område?

Har du funderingar och tankar kring detta? 

Varmt välkommen att höra av dig för att diskutera det vidare.  

Här hittar du alla utbildningar inom ledarskap.

Text: Jeanette Bergvall, vd, SIPU