Vi är nu ett par år in i EUs programperiod, och de förändringar och uppdateringar av regelverket som gäller för projektfinansiering inom olika program är nu vardag för projektekonomer som arbetar med EU-projekt. En del kritiska röster brukar höras om Sveriges förmåga att ta del av gemensamma EU-medel, och vi bad Louise Weinreder, erfaren EU-controller om några reflektioner och tips som man kan ha nytta av vid redovisning av EU-finansierade projekt i den nya programperioden.
Louise leder till vardags SIPUs populära utbildningsprogram om Ekonomi i EU-projekt, som består av tre olika utbildningar om ekonomihanteringen i olika sektors- och strukturfondsprogram. Nytt för i år är att man även kan skriva en tentamen för att få ett kvitto på sin kunskap som certifierad EU-projektcontroller.
Nu har det gått knappt 2 år in i den nya programperioden (2021-2027) – vad kan man dra för lärdomar från den här första tiden?
EU fortsätter sin resa att försöka förenkla administrationen av EU finansierade projekt – de vill att EUs medel främst skall gå till genomförande och inte till att administrera projekten. Vi kan räkna med att det t.ex. kommer att bli fler ”lump sum” projekt samt ansökningsarbete i två steg.
Vi ser även att sektors programmen nu administreras i Funding & Tenders portal, vilket medför ett ökat behov av att kunna arbeta i denna portal. Det är i Funding & Tenders portal som man hittar information om de olika programmen, hittar utlysningar och gör sina ansökningar och därefter administrerar och rapporterar de godkända projekten.
Vi kan även se att Model Grant Agreement harmoniserats, man kommer därför att lättare hitta i Grant Agreement då dessa kommer att bara uppbyggda på samma sätt i de olika sektorsprogrammen. Även om det är en strävan att förenkla administrationen av EU projekt, dvs även den finansiella redovisningen, så innebär inte detta att ekonomens roll kommer att förlora i betydelse, snarare tvärt om.
Hur går det för Sverige och svenska projektansökningar, enligt dig?
Vi skulle kunna söka mer finansiering från EU än vad vi gör. I Sverige har vi en allt för hög tilltro till nationella projektmedel, kanske beroende på en osäkerhet i att ansökan och hantera EU finansierade utvecklingsprojekt. Detta är väldigt synd av flera skäl:
· EU projekt handlar om transnationellt kunskapsutbyte, vilket vi missar om vi endast arbetar nationellt
· Genom att endast fokusera på nationella medel så missar vi möjligheten att dra nytta av de finansiella resurser som finns inom EU – vi går helt enkelt miste om goda finansieringsmöjligheter för vår forskning och innovationsutveckling.
Man kan se en väldigt stor skillnad i attityd till EU finansierade projekt inom EU. I t.ex. södra Europa, med en mycket svagare offentlig sektor, är man mycket, mycket bättre på att hitta finansiering via EU till sin utveckling.
Vad skulle vi kunna göra bättre?
Vi måste bli bättre på att se fördelarna av att samarbeta över gränserna och lära av varandra! Ensam är inte alltid starkast och även om vi i Sverige är långt framme inom både forskning och innovation, så har vi mycket att lära av andra inom EU!
Vi måste även sluta med att skygga tillbaka för att ge oss in i olika EU ansökningar för att vi tror att det är krångligt. Vi har kompetens i Sverige för att ta oss an detta arbete, och vi kan gärna utöka denna kompetens ännu mer och bli ännu bättre på att söka EU finansierade projekt.
Varför är det viktigt med utbildning och certifiering för ekonomer som arbetar med EU-projekt?
Idag finns det ingen utbildning för ekonomer som arbetar i EU projekt, det ingår inte heller i de ordinarier ekonomutbildningarna på gymnasie- & universitetsnivå. Jag anser ju att ekonomen är mycket viktig för projektets kvalitativa genomförande. En hög kunskapsnivå hos ekonomen säkerställer att det operativa genomförandet av projektet kan utföras enligt plan och med planenlig kostnadsersättning. SIPUs certifieringsutbildning för EU projektcontrollers innebär ett kunskapsbevis för ekonomens kompetens att arbeta med EU finansierade projekt.
Om du skulle ge 5 tips för en lyckad EU-projektredovisning, vilka skulle de vara?
1. Att inte se redovisningen som en separat del i projektet.
2. Att ha en löpande uppföljning, dvs inte vänta tills det är dags för den officiella redovisningen
3. Att ha förståelse för hur kostnader verifieras i ett EU projekt och att då även se till att löpande samla in denna dokumentation/verifiering.
4. Att kunna koppla kostnader till genomförandeaktiviteter (WP/tasks)
5. Att ha ett tätt samarbete mellan projektcontroller (ekonom) och projektledare
