Nämndsekreterare – juridik, processer och utmaningar i praktiken

Kommunallagen, Förvaltningslagen, Offentlighet och sekretess samt GDPR 

Utvalda mikroutbildningar i form av filmklipp som genomförs online innan utbildningen startar. Med fokus på grundläggande kunskaper man behöver när man arbetar i offentlig förvaltning innehåller klippen avsnitt om regelverken för följande:

• Kommunens organ inklusive kommunala bolag, deras inbördes relation samt roller och ansvar
• Den allmänna kompetensen – vad får och vad får inte en kommun ägna sig åt?
• Förtroendevalda och tjänstemän roller och regler
• Behörighet och befogenhet – delegationsordning
• Sammanträden
• Legalitet, objektivitet och proportionalitet – tre ledord i handläggningen
• Service och tillgänglighet
• Ärendehandläggning
• Jäv
• Handling: allmän, inkommen, upprättad, förvarad?
• Vad gäller för inspelningar och digitala handlingar?
• Utlämnande av handling
• Sekretessprövning
• Laglig grund vid personuppgiftshantering
• Informationssäkerhet
• GDPR och offentlighetsprincipen
• Incidenter
• Dokumentation och gallring

Regelverken i praktiken

• Hur appliceras regelverken i situationer som ofta uppstår i en nämndsekreterares vardag?
• Gränsdragningsfrågor och relevanta rättsfall

Rollen som nämndsekreterare i en effektiv ärendeberedningsprocess och sammanträdesformalia för komplexa situationer

Nämndsekreterarrollen

• Nämndflödet och nämndsekreterarens roll
• Hur arbetar du effektivt som stöd till ordföranden, nämnden i stort samt din förvaltning?
• Att tänka på före, under och efter sammanträdet
• Dokumenthanteringsplan

Samspelet mellan politik och förvaltning i beredningsprocessen

• En tydlig roll­ och ansvarsfördelning mellan politiken och förvaltningen
• Delegationer och jäv

Effektiv ärendeberedningsprocess – från initiering till expediering

• Initiering av ett ärende. Vem, vad, hur? Praktiska mallar
• Förvaltningens roll i ärendeberedningsprocessen. Vem/vilka bereder ärenden i praktiken?
• Vem upprättar och ansvarar egentligen för tjänsteskrivelser? Hur utformar du dem enligt gällande kvalitetskrav?
• Tidsplan för beredningsarbetet – hur kan man arbeta så effektivt som möjligt?
• Avstämning mot fastställda mål­ och policydokument
• Kallelse och andra dokument i digital form –vad får man göra?
• Uppföljning av beslut – vem ansvarar egentligen?

Så leder och protokollför du mer komplexa mötessituationer

• Olika typer av yrkanden
• Propositionsordning – hur ser reglerna ut?
• Omröstning – vad gäller vid kontraproposition?
• Särskilt yttrande/protokollsanteckning – vad gäller och hur kan de användas?
• Reservationer och när ledamot avstår från att delta i beslut
• Hantering av särskilda händelser och snåriga situationer under mötet
• Vad gäller vid webbsändning av sammanträden?

Karin Haglund har arbetat i offentlig sektor i över 20 år både inom kommun och stat. Hon har gedigen erfarenhet av handläggning och administration inom olika verksamheter. Karin är utbildad beteendevetare och brinner för att få både människor och verksamheter att utvecklas. Intresset har medfört att hon i alla sina yrkesroller har arbetat med verksamhetsutveckling och handledning  av medarbetare.  Sedan 2016 har hon arbetat med nämndadministration som nämndsekreterare, kommunsekreterare och utredare. Karin är numera allmänutredare på heltid och har i den rollen fortsatt coacha kollegor och chefer genom nämndprocessens olika delar, och är aktiv i olika nätverk för nämndsekreterare och utredare i kommun.

SIPUs utbildningar med Blended Learning (blandade lärmiljöer) är skapade för att du ska hinna befästa och tillämpa dina nya kunskaper, reflektera och återkoppla till utbildningsledare och andra deltagare efter en tid. Utbildningarna består av olika typer av utbildningsformat i en lärkedja, där du förutom datumbestämda digitala och/eller fysiska klassrumstillfällen kan finna textmaterial, filmklipp, och kunskapstester bl.a. – allt för att du som deltagare ska få ut mesta möjliga kompetensutveckling av din utbildning. Denna utbildning består av ett antal videoklipp som deltagaren får tillgång till i god tid innan utbildningens digitala träff i klassrum. Utbildningsledaren rekommenderar att man tar del av dessa klipp och försäkrar sig om att man har motsvarande grundkunskaper om regelverket som styr kommunal förvaltning innan utbildningens klassrumstillfälle infaller. Under det digitala klassrummet gås regelverken igenom från en nämndsekreterares perspektiv. Under 2 st dagar i klassrum - åtskiljda av en vecka för möjlighet till reflektion samt övningsuppgifter, att samla frågor och utreda svar, diskuteras nämndsekreterarrollen samt processer och utmaningar ur ett praktiskt perspektiv. Utbildningen innehåller föreläsningar med mycket praktiska erfarenheter från utbildningsledaren, samt en hel del gruppdiskussioner och övningsuppgifter för att du som deltagare skall kunna både dela med dig och ta del av andra deltagares frågeställningar och erfarenheter.