Meny Stäng

Vad innebär det att jobba som upphandlare i offentlig verksamhet och vilken kompetens behövs?

Magnus Nilsson

Vi på SIPU har haft nöjet att intervjua Magnus Nilsson kring rollen som upphandlare

Magnus är en av våra mycket uppskattade utbildningsledare inom offentlig upphandling. Han har mer än 20 år inom upphandlingsbranschen och mångårig erfarenhet av att leda utbildningar hos oss, bland annat vår grundutbildning, vår avancerade utbildning och en utbildning med fokus på utvärderingsmodeller där deltagarna verkligen praktiskt får träna sina nya kunskaper. Vi tog chansen och frågade Magnus om vad den komplexa rollen som upphandlare kräver idag.  

Berätta Magnus, vilken bakgrund har du och vad jobbar du med idag?    

Min utbildningsbakgrund är att jag är civilekonom. Som många andra snubblade jag in i yrket mest av en slump. Först som inköpare och sedan på NOU som man kan säga var en kombination av nuvarande Konkurrensverket och Upphandlingsmyndigheten. Sedan 2007 arbetar jag som upphandlingskonsult. En stor del i den rollen är att genomföra upphandlingar på uppdrag av upphandlande myndigheter. Ibland från ax till limpa, ibland i vissa delar som att utforma en utvärderingsmodell. Jag håller även många utbildningar och arbetar med det mesta som har anknytning till upphandling.  

Magnus, du har utbildat hundratals upphandlare genom åren. Vad är det som gör att upphandlare är så eftertraktat på arbetsmarknaden? 

Offentlig sektor går allt mer från att producera välfärd själv till att köpa in välfärd. Tidigare drevs mycket offentlig verksamhet i egen regi men nu köps allt mer in från privata företag. Allt från att skotta snö, genomföra utredningar, utföra hemtjänst till att driva hela sjukhus. Därtill finns de klassiska inköpen av tex. förbrukningsmaterial kvar. Det börjar bli allt mer uppenbart för offentlig sektor att i detta är alla som arbetar med upphandling nyckelpersoner. Allt från upphandlare, kravställare, avtalscontrollers till beslutfattare.  

Hur ser en vanlig dag ut för en upphandlare och vilka frågor brottas de med? 

Ofta är det en rätt stor variation i vad man gör. Många upphandlare arbetar parallellt med olika upphandlingar så de kan slängas mellan att skriva ett förfrågningsunderlag för en upphandling avseende IT-konsulter på förmiddagen och utvärdera en upphandling av bevakningstjänster på eftermiddagen. Däremellan behöver kanske en akut frågeställning kring en trilskande leverans hanteras och en juridisk spetsfundighet i ett avtal ska redas ut. Att man som offentlig upphandlare kommer i kontakt med så många olika typer av frågor och även med olika branscher tycker jag är väldigt roligt och utvecklande. Man kan nästan säga att man får allmänbildning som en löneförmån.   

Vilka kompetenser behöver en upphandlare ha?  

Jag skulle säga att de egenskaper en upphandlare behöver ha är analytisk förmåga, nyfikenhet, noggrannhet och kreativitet. Sett till kompetenser krävas en hel del om du vill bli duktig. För att ge några exempel måste du kunna formulera dig väl i skrift. Du måste kunna hantera de ekonomiska och kommersiella aspekterna i en affär. Du bör ha koll på både upphandlings- och affärsjuridik. Du behöver även ha en förmåga att kunna ta folk och driva ett projekt framåt.  

Och hur kommer rollen som upphandlare förändras framöver? 

Jag tror att det kommer att bli en större variation i vad som ingår i upphandlarrollen. Vissa upphandlare kommer att nischa sig mer och arbeta med enstaka branscher. Andra kommer att fortsätta med att arbeta med olika typer av branscher och upphandlingar. Allt fler kommer även att arbeta i närliggande yrken som tex. avtalscontroller, inköpsanalytiker och kravställare.    

Vad är din rekommendation till de som ser en karriär inom området? 

Jag har själv utvecklats mycket genom att ha väldigt duktiga kollegor. Försök att hitta en arbetsplats med duktiga kollegor, både inom upphandling men även inom andra yrkesroller. Sträva efter en variation i dina arbetsuppgifter men ha samtligt tålamod. Det är inte nödvändigt att byta arbetsgivare vartannat år men försök att få arbeta med olika saker.   

Vad är din rekommendation till de som vill byta från privata näringslivet till att bli upphandlare eller inköpare inom den offentliga sektorn? 

De måste få ett skapligt grepp om vilka förutsättningar och ramar upphandlingslagstiftningen ger. Likaså en förståelse för hur en offentlig organisation fungerar.  Privata inköpare är ofta duktiga på att se de ekonomiska värdena i inköpet, tex. hur inköpet ska kunna bidra till företagets lönsamhet. Det är något de ska ta med sig men de måste förstå att i offentlig sektor väger andra aspekter lika tungt. Kvalitén i välfärden går inte bara att mäta som ett ekonomiskt resultat. Många privata företag är bättre än offentlig sektor på det som brukar kallas det strategiska inköpsarbetet, även om offentlig sektor utvecklas i snabb takt. Det är också något privata inköpare ska ta med sig om de börjar arbeta offentligt. 

Vad är första steget om man vill bli upphandlare inom den offentliga sektorn? 

Många arbetsgivare är öppna för väldigt olika utbildningsbakgrunder men det är nödvändigt att du skaffar dig specialkunskaper inom just offentlig upphandling. I första hand inom själva hantverket. Exempelvis hur man utformar ett bra förfrågningsunderlag med en bra kravställning, utvärderingsmodell och avtal. Det är även helt nödvändigt att du lär dig de upphandlingsjuridiska grunderna. 

Läs mer om SIPUs breda utbud av utbildningar inom inom offentlig upphandling här