SIPU är nu glada över att fördjupa samarbetet med Lisa Knutsson Fröjd, en högt uppskattad talare från nätverksdagen, och ser fram emot att ha henne som utbildningsledare för vår nya utbildning ”Diarieföring vid kris – kontinuitetshantering”. Fokus för utbildningen ligger i att förbereda sig och arbeta systematiskt så att skador och informationsförlust reduceras vid kris. Den avser även stärka organisationers förmåga att hantera kritiska situationer och säkra kontinuiteten i informationsflödet.

Vi har träffat Lisa för några korta frågor inför lanseringen.

Innan du berättar mer om utbildningen, kan du beskriva kort hur din erfarenhet och bakgrund påverkat ditt intresse för kontinuitetshantering?

• Jag arbetar till vardags med informationssäkerhet och en viktig aspekt som behöver tillgodoses är informationens tillgänglighet. Information är oftast verksamhetskritisk för att utföra sina uppdrag och även i vissa fall samhällskritisk. Då är det viktigt att vi är väl förberedda på att innan något händer så alla vet hur de kan fortsätta utföra sina arbetsuppgifter.

Vilka fallgropar och eller utmaningar ser du många organisationer gör, har eller står inför när det handlar om kontinuitet inom informationshantering?

• Jag har framför allt stött på två exempel. De som tar på sig för mycket och och därför aldrig kommer i land med kontinuitetshantering, det blir ett evighetsprojekt, och de som bara fokuserar på att ha reservrutiner men glömmer att man även kan arbeta med riskreducering. Därtill glömmer många även att planera för hur man går tillbaka till normalt arbetssätt efter en störning. Det om något kan ta mycket resurser.

Vad ser du som de mest kritiska hoten och sårbarheterna när det gäller kontinuitetshantering inom arkiv och registratur, och hur kan en välutbildad personal bidra till att minimera riskerna och säkerställa kontinuiteten i informationshanteringen?

• Digitaliseringen har gått fort i Sverige och medför många fördelar. Men vi står lite hjälplösa när vi får störningar i våra digitala system/tjänster.

  Om vi från början prioriterar vad vi ska göra under störningen och har en plan b, kanske till och med plan c, så kommer det blir lättare att hantera störningar så de får så lite påverkan både för oss i vårt uppdrag men även för samhället i stort.

Kan du dela med dig av några konkreta exempel där bristfällig kontinuitetshantering inom arkiv och registratur har lett till problem eller incidenter? Hur kan rätt utbildning och medvetenhet bland personalen bidra till att undvika liknande situationer och stärka organisationens övergripande kontinuitet?

• Oftast saknas kontinuitetshantering hos många. Det betyder att man måste hitta på en plan b mitt under en störning. Det kan medföra att det tar längre tid men även att man missar sånt som är kritiskt i en pressad och stressad situation.

  Det är viktigt att alla vet deras roll och uppgifter vid en störning, för det kan utbildning och medvetenhet vara ett verktyg.

Informationshantering vid driftstopp, vilka centrala komponenter kommer att täckas under utbildningen?

• Vi kommer gå igenom samtliga delar inom kontinuitetshantering och försöka öva praktiskt på dessa. Vi börjar med analysdelen för att sen kunna planera, därefter lite stöd och hjälp hur man kan öva och tillse att kontinuitetshantering förbättras över tid.

Vilka konkreta fördelar och förbättringar förväntar du dig att deltagarna ska uppleva i sitt arbete efter att ha genomgått utbildningen?

• Att man får en tydlig bild av vad kontinuitetshantering innebär och några verktyg att ta med sig för att arbeta med på hemmaplan.

Att förankra information om kontinuitetshantering inom organisationen kan vara avgörande för att få väletablerade processer vid oväntade händelser. Vilka typer av yrkesroller förutom registratorer anser du kan dra nytta av utbildningen?

• Jag tror alla yrkesroller behöva ha en god förståelse för kontinuitetshantering eftersom det är många olika roller som ska samverka och prata med varandra.

Om du skulle rekommendera den här utbildningen till någon i ditt nätverk vad skulle du då främst nämna att de får med sig?

• Verktyg och idéer för att påbörja arbetet.

Tack Lisa för att vi fick en inblick i vad utbildningen handlar om och varför det är fördel att tidigt förkovra sig inom området!