Läs Karl Holms tips för en snabb och korrekt handläggning
Fyra tips för snabb och korrekt handläggning av ärenden om utlämnande av allmän handling
Att vara beslutsfattare i ärenden som rör offentlighet och sekretess är en mångfacetterad arbetsuppgift. Dels ska du fatta korrekta myndighetsbeslut som kan komma att prövas av domstol eller regeringen, dels lämnar du ofta stöd till handläggarna som ska fatta det första beslutet eller lämna råd till chefer och upphandlare när myndigheten ska teckna avtal med tjänsteleverantörer och de kommer att få ta del av sekretessreglerade uppgifter. Inte sällan möter du stressade chefer som fått en begäran om att få ta del av en allmän handling från en journalist i ett massmedialt uppmärksammat ärende eller som ska delta i en intervju.
Vi frågade Karl Holm om de vanligaste problemen i juristernas arbete, i offentlighet- och sekretessfrågan, och hur man kan undkomma dessa. Karl är uppskattad föreläsare hos SIPU, som får högsta betyg av våra deltagare. Han är jurist med många års erfarenhet av undervisning inom polisen inom flera rättsområden, samt föreläser om offentlighet och sekretess, bl.a. på den nationella åklagarutbildningen. Idag arbetar Karl som regionkanslichef inom Polismyndigheten. Nedan tar han upp några vanliga problem i offentlighet- och sekretessfrågan och diskuterar hur de kan lösas.
1. Det är svårt att förstå vilka handlingar som personen i fråga vill ta del av.
En tidig och tydlig kommunikation leder oftast till att myndigheten sparar handläggningstid och parten får sitt ärende handlagt i enlighet med skyndsamhetskravet och myndighetens serviceskyldighet. Det är alltid ett vinnande koncept att kommunicera en oklar begäran.
2. Vi skulle behöva lämna den här sekretessbelagda uppgiften till en annan myndighet, men vi vågar inte.
Samverkan mellan myndigheter pekas numera ofta ut som lösningen för att komma tillrätta med problemen i samhället samtidigt som sekretess gäller mellan myndigheter. Inte sällan upplever medarbetare inom socialtjänsten och hälso- och sjukvården att det vore bäst för alla parter att flera myndigheter riktade synkroniserade insatser mot barn och vuxna men rädslan för att bryta mot sekretessen tar överhanden. Inte sällan finns det också en berättigad oro att ett uppgiftslämnande skulle skada den enskildes förtroende för den egna verksamheten. Det finns ett antal sekretessbrytande regler som möjliggör myndighetssamverkan. Genom att identifiera typiska situationer i verksamheten och utreda var gränserna går för uppgiftslämnande och därmed identifiera möjlig samverkan ökar vi effekten av samhällets samlade åtgärder.
3. Kan vi lämna sekretessbelagd information till konsulten som vi kontrakterat?
En konsult som står under er arbetsledning och utför arbetsuppgifter som vanligen utförs av myndighetens anställda omfattas av offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. Det innebär att en sådan beroende eller osjälvständig uppdragstagare kan ta del av sekretessbelagd information på samma sätt som någon som är anställd vid myndigheten och är också på samma sätt skyldig att inte obehörigen röja sådan information.
4. Vi ska bygga upp vår förmåga rörande krisberedskap och vår del i totalförsvaret, behöver vi tänka på några sekretessbestämmelser i det arbetet?
Varje sekretessbestämmelse har ett angivet föremål som bestämmelsen avser att skydda. Det finns alltså en bestämmelse till skydd för fredstida krissituationer och en annan för att skydda uppgifter avseende totalförsvaret. Du behöver således en djupare förståelse för systematiken i sekretessbestämmelsernas uppbyggnad för att göra en korrekt bedömning om en uppgift är sekretessreglerad och om den i en viss situation också är sekretessbelagd.
Känner du igen dig? Hoppas det hjälpte dig att få lite klarhet i hur ett problem kan hanteras för ett smidigare arbete!
Hör gärna av dig till vår utbildningsrådgivare om du har några funderingar kring kommande utbildningar inom SIPUs utbud av juridikutbildningar och få chansen att ha Karl Holm som utbildningsledare.
Jessica Korneliusson 073-526 84 57, utbildningsrådgivare och kundansvarig