Vi på SIPU har fått förmånen att intervjua Sophia Ulfstedt på Myndigheten för Yrkeshögskolan. Sophia är sedan flera år en återkommande kund till SIPU. Vi bad om att få intervjua henne i syfte att berätta om yrket registrator.
Hur kom det sig att du började arbeta som registrator?
Det är faktiskt en ren slump. År 2015 började jag arbeta som tolkbokare på Socialkontoret i Strängnäs kommun och delade då kontorsrum med dåvarande registrator. Jag började hjälpa henne när jag hann med. Tyvärr blev hon senare sjukskriven, varpå jag gick in och vikarierade för henne. Därefter fastnade jag för yrket.
Innan jag började på Strängnäs kommun var jag inte medveten om att det fanns registratorer eller vad allmän handling var.
Vilken utbildningsbakgrund har du för att kunna arbeta som registrator?
När jag började som registrator hade jag en magisterexamen i företagsekonomi. Efter att ha arbetat ett tag i yrket kände jag att jag behövde fylla på med kompetens utöver min yrkeserfarenhet, tips från kollegor och ifrån mitt nätverk. Till exempel ville jag känna mig mer trygg avseende offentlighet och sekretesslagen. För att lära mig mer om yrket valde jag att bli diplomerad registrator via SIPU.
Under en termin gick jag alla utbildningar som krävdes samt skrev tentamen. Det var intensivt och krävdes en hel del studier. Tentamen var lagom svår, och med det menar jag att en diplomering måste vara svår för att faktiskt betyda något.
Jag var färdigdiplomerad år 2018.
Vad upplever du är roligt med att arbeta som registrator?
Registratoryrket är verkligen mångfacetterat. Jag älskar att ha många bollar i luften för att inte bli uttråkad. Den ena dagen är inte den andra lik. En del av arbetsuppgifterna är mer rutinbetonade medan andra uppgifter kräver en hel del kreativitet och nytänkande.
Det jag tycker är spännande är att registratur är ett område i stor utveckling och förändring. Digitaliseringen av olika arbetssätt är ett sådant exempel som har stor påverkan på mitt arbete. Jag tycker att detta är jätteroligt då både digitalisering och förbättringsarbete/verksamhetsutveckling ligger mig varmt om hjärtat. Ett exempel på digitalisering är att ansökningarna till myndigheten fylls i via ett formulär på hemsidan för att sedan per automatik registreras som ett ärende i diarieföringssystemet.
En del i arbetat handlar också om förändringsledning. Att stötta och driva beteendeförändring till att handläggarna själva hanterar ärenden i ärendehanteringssystemet i större utsträckning än tidigare. Som verktyg i denna förändringsledning arrangerar vi bland annat internutbildningar och kommunicerar löpande på vårt intranät.
Hur se du på registratoryrket i framtiden?
Kanske har det funnits en bild av att registratorer är ”kontorsråttor” som sitter i en hög av papper nere i källaren. Denna bild håller definitivt på att försvinna. Med hjälp av digitaliseringen och utvecklingen inom området har en del arbetsuppgifter helt automatiserats och fler medarbetare hanterar sina ärenden själva fullt ut i vårt diarieföringssystem.
Registratorns arbete minskar inte utan förändras. Registratorns roll förändras gentemot mer styrande och kvalitetskontrollerade. All data som läggs in i diarieföringssystemet måste hålla en bra kvalitet och att det är sökbart igen vid behov.
I de nätverk jag är aktiv inom blir det tydligt att olika organisationer kommit olika långt i denna förändring. Vissa har kommit riktigt långt med exempelvis digital signering och integrationer med övriga system. Andra har en längre resa kvar att göra. Det är inte alltid fullt så enkelt att digitalisera arbetet.
I och med den ökade digitaliseringen skapar vi även en ökad tillgänglighet för allmänheten vilket därmed även gör oss mer sårbara då information lättare sprids den digitala vägen och kan komma på avigvägar. Förväntan från allmänheten har förändrats både avseende formatet på den allmänna handlingen och hur snabbt den ska lämnas ut. I takt med digitaliseringen i samhället märks en tydlig skillnad på att allmänheten förväntar sig digitala format och att få ut handlingarna i betydligt högre takt.
Detta skapar högre krav på att registratorerna ska ha full koll på organisationers informationshantering, vilka lagar och regler som gäller samt hur våra IT-system fungerar för att förstå flödet av information i dem.
Idag skulle jag säga att en registrator är en slags ”superuser” i organisationen. Titeln registrator kanske inte fullt ut beskriver arbetsuppgifterna längre. Många pratar om Documentcontroller, jag skulle kalla oss Informationscontroller då det inte längre bara rör dokument.
Hur håller du dig uppdaterad med vad som händer inom ditt yrkesområde?
Registratorn ska både vara kunnig i både informationshantering, juridik, arkiv, ha hög it-kunnighet och insatthet i den digitalisering som sker i världen idag. Dessutom krävs förmåga att utbilda och kommunicera med både kollegor och allmänhet. Jag har alltid kallat registratorn för spindeln i nätet. Den höga förändringstakten kräver att vi är konstant uppdaterade på vad som händer.
Jag försöker läsa på så mycket jag kan, som jag nämnt tidigare är det ett område som är i stor förändring.
Jag prenumererar på sidor som Regeringskansliet, Digg, Statskontoret, Riksrevisionen, andra branschspecifika hemsidor med flera. Sen försöker jag såklart vara med på konferenser och webbinarium när jag kan och även gå på utbildningar inom området. Jag försöker även nätverka så mycket jag kan med andra inom registrator, jurist-, arkiv- och it-yrket, alltid lär man sig något nytt.
Om en person funderar på att utbilda sig till registrator eller informationscontroller, har du något råd att ge?
Jag kan bara uppmuntra då det som sagt är ett väldigt roligt och lärande yrke. Vill man få en bra grund att stå på så är det bästa att nätverka och lära känna folk inom området, som man kan fråga och diskutera med. Till exempel kan jag rekommendera att vara med i Facebooknätverken både för registratorer och arkivarier.
Samt gå några bra grundläggande utbildningar i vad diarieföring och allmänna handlingar är och även några bra utbildningar inom sekretess samt förvaltningsrätt eller kommunalrätt beroende på var du arbetar.
Jag kan varmt rekommendera SIPU, som har väldigt bra utbildningar både för nybörjare och för oss lite mer erfarna registratorer som behöver uppdatera oss. För som sagt detta är ett yrke där du aldrig blir fullärd.
